LOS NUEVOS SISTEMAS DE FACTURACIÓN
En los momentos actuales existe un proyecto de orden relativo a los aspectos formales de la facturación de las empresas, donde la gran novedad reside en la obligación de incluir un «QR» y la «URL» con acceso a los datos de expedición. Este proyecto desarrolla las especificaciones técnicas y funcionales necesarias de los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
En particular, concretan y detallan aspectos y contenidos de carácter técnico del diseño de los programas de facturación, así como los formatos de remisión de la información a la Sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
Afectará, por tanto, a diferentes áreas administrativas de las empresas, como son las obligaciones formales de facturación y la gestión del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como los procedimientos de la gestión tributaria por parte de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT).
Las obligaciones, entre otras, que exige al nuevo sistema de facturación, son:
- Especificaciones técnicas y funcionales de formación del código «QR» y, en su caso, de la frase que deberán incluirse en las facturas expedidas por los sistemas informáticos.
- Condiciones que deben reunir los sistemas informáticos de emisión de facturas, que, si bien existe la posibilidad de que un mismo sistema informático de facturación pueda dar soporte a dos o más obligados tributarios, deberá comportarse como si fueran sistemas informáticos independientes para cada obligado tributario gestionado.
- Obligación de ser «Sistemas de emisión de facturas verificables».
- Ser capaces de poder acceder a la Sede electrónica de la AEAT para remitir los registros de facturación, así como recibir y procesar adecuadamente las respuestas generadas por la AEAT.
- Los registros de facturación, tanto de alta como de anulación, deben mantener un orden cronológico en función de su fecha de generación, número de serie, así como del número de factura y de la fecha de expedición.
- Garantizar la conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación, así como permitir el acceso a donde estos se conserven y su recuperación y consulta en formato electrónico legible por parte de la Administración tributaria. La conservación puede realizarse tanto dentro del sistema informático que los generó como exteriormente.
- Generar una huella o «hash» de los registros de facturación a efectos de lograr una mayor inalterabilidad de la información relativa a la facturación.
- Existencia de dos tipos de ficheros para la remisión voluntaria: Registro(s) de facturación de alta y Registro(s) de facturación de anulación.
- La representación gráfica debe incluir en la factura, tanto si está impresa en soporte papel como si se trata de la imagen de esta en soporte digital, un código «QR», describiendo las especificaciones que debe mantener el precitado código, tanto en tamaño, recuperación de caracteres, etc.
