Pretendemos en esta publicación transmitir, con la mayor nitidez posible, como la empresa puede deducir como gasto necesario para la realización de su actividad los gastos generados como consecuencia de los desplazamientos de sus empleados, sin que para que estos últimos suponga una repercusión negativa en el Impuesto sobre la Renta de Personas Físicas. Esta regulación legal se encuentra en el art. 9 del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
Vamos a analizar la casuística de los diferentes tipos de gastos que se generan en los trabajos realizados por los empleados de una empresa fuera del lugar habitual de su trabajo, como son: a) Las dietas por comidas, b) los gastos generados por pernoctas fuera de su hogar, y c) los gastos de locomoción.
Dietas por comidas: Las cantidades recibidas para cubrir gastos de comida durante el trabajo pueden estar exentas de tributación, siempre y cuando no superen los límites establecidos y se justifiquen adecuadamente. Se deben diferenciar diversas situaciones como son si se trata de comidas realizadas en territorio español o en el extranjero, si se además coincide con pernocta o no en fuera del hogar del trabajador, y sí se trata de una dieta entera de un día o de media dieta. Por este concepto se encuentran exentas de tributación, los siguientes importes percibidos como dietas de alimentación:
- Sin pernocta fuera de la localidad habitual del trabajo:
- Dentro de España: Hasta 26,67 euros por día.
- En el extranjero: Hasta 48,08 euros por día.
- Con pernocta fuera de la localidad habitual del trabajo:
- Dentro del territorio nacional: Hasta 53,34 € por día.
- En el extranjero: Hasta 91,35 € por día.
Para medias dietas las cantidades anteriores se rebajan a la mitad.
Esto significa que, si la empresa satisface una cuantía para comer fuera del lugar habitual de trabajo, y no excede el límite diario establecido por la ley, esta cantidad no se incluiría en la base imponible del IRPF del trabajador.
Gastos de alojamiento: Cuando el trabajador se encuentra desplazado de su lugar habitual de trabajo y de su residencia por motivos laborales, también pueden estar exentos. En este caso no existen unas cuantía determinadas previamente por la normativa fiscal, sino que se hace referencia a aquellos gastos de estancia que se justifiquen debidamente, con la excepción para el caso de conductores de vehículos dedicados al transporte de mercancías por carretera, que no precisarán justificación en cuanto a su importe los gastos de estancia que no excedan de 15 euros diarios, si se producen por desplazamiento dentro del territorio español, o de 25 euros diarios, si corresponden a desplazamientos a territorio extranjero.
Locomoción: Dentro de los gastos de transporte se pueden diferenciar dos situaciones, a saber:
- Gastos realizados en transporte público, que estarán exentos de tributación siempre que estén debidamente justificados mediante facturas o tiques y se corresponde con desplazamientos fuera del lugar habitual de trabajo por razones laborales.
- Si el desplazamiento se realiza con el vehículo del propio trabajador, la cuantía máxima exenta de tributación es la que resulte de computar 0,26 euros por kilómetro recorrido, más los gastos de peaje y aparcamiento que se justifiquen. Esta cantidad se ha actualizado recientemente.
Cualquier cantidad que exceda estos límites debe ser declarada e incluida en la base imponible del trabajador, mientras que los montantes comprendidos hasta los límites señalados anteriormente se consideran exentos en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, siempre y cuando se haya recabado y conservado la documentación apropiada, como es:
- La Recopilación de facturas, recibos o tickets que prueben los gastos incurridos. Documentos que deben estar correctamente emitidos y detallar claramente la naturaleza del gasto.
- En el caso de los gastos de locomoción, si el trabajador utiliza su vehículo personal, es necesario aportar una nota de kilometraje que muestre los kilómetros recorridos, junto con cualquier gasto adicional como peajes y aparcamientos, debiendo constar la fecha, el motivo del desplazamiento y el destino. Esto es esencial para demostrar que los desplazamientos y los gastos asociados son por motivos laborales y dentro del ámbito de actividad de la empresa.
En términos generales hay que procurar que el proceso de justificación sea meticuloso para evitar problemas con la Agencia Tributaria. Los gastos sin la debida justificación o que no cumplan los criterios establecidos pueden ser considerados como ingresos en especie y, por lo tanto, sujetos a tributación.
A su vez, la empresa que satisface a sus trabajadores, esas dietas por manutención, locomoción y estancia fuera del lugar habitual de trabajo, tienen la consideración de gasto deducible en el Impuesto sobre Sociedades, si se trata de un empresario societario o bien en el caso de un empresario individual en los resultados de su actividad empresarial o profesional.
